Project uitgelicht: VDL Translift

Voor dit klantverhaal reist Quootz af naar Dronten waar VDL
Translift is gevestigd. Met het produceren 
van innovatieve afvalinzamelvoertuigen heeft dit bedrijf inmiddels meer dan een halve eeuw ervaring. Translift is sinds oktober 2014 onderdeel van VDL Groep waar momenteel 16.000 werknemers in dienst zijn, waarvan 60 bij VDL Translift. Dit midden- en kleinbedrijf produceert 100 systemen per jaar die als order via de sales-configurator Merkato worden binnengehaald. We spreken met Hoofd Resource & Development Jeroen Scherpenzeel over het gebruik van de Merkato Configurator binnen VDL Translift.

Manipulatie
Tot april 2016 werd er gebruik gemaakt van een Excel-configurator binnen VDL Translift. ‘Excel werkte prima, maar er kwamen ook een aantal problemen aan het licht die aangepakt moesten worden’, vertelt Jeroen Scherpenzeel. ‘Met deze werkwijze was het namelijk mogelijk dat de verkoper een offerte liet opstellen met systemen die gewoonweg niet haalbaar waren. Dit kwam vaak voor doordat de verkoper niet over de engineeringkennis beschikt, die wel noodzakelijk is bij de verkoop van onze systemen. Daarnaast was er ook manipulatie mogelijk, waardoor er fouten ontstonden die soms maar net voorkomen konden worden. Er werden bijvoorbeeld verkeerde vinkjes ingevuld in een order, waardoor combinaties binnen een systeem niet meer klopten en ook de prijs afweek van de juiste prijs.’

De kans op fouten was groot binnen VDL Translift en hiermee ging ook sterke afhankelijkheid gepaard. Elke order moest zorgvuldig worden gecheckt op het feit of het verkochte systeem überhaupt te produceren was. Slechts een klein aantal mensen binnen het bedrijf beschikte over de juiste kennis hiervoor, waardoor zij kostbare tijd kwijtraakten. Deze punten droegen bij aan de sterke behoefte die VDL Translift had om een sales configurator aan te schaffen waarin eenduidigheid de kern zou worden.

Implementatie
In februari 2016 ging VDL Translift in zee met Quootz. Toentertijd begon Henry Slager met het implementatieproces van de Merkato software. Door goede voorbereiding heeft VDL Translift binnen drie maanden de complete software kunnen implementeren. ‘Wij hebben deze implementatie veel aandacht gegeven’, vertelt Jeroen. ‘Na twee korte trainingen hebben wij het programmeren zelf opgepakt en de software intern doorgevoerd. Vanuit Quootz kwam Rinck ons helpen met de invoer van workflows in Merkato, omdat dit belangrijk was om het interne overzicht mee te creëren. Wanneer wij tegen bepaalde punten aanliepen waar wij hulp bij nodig hadden, namen wij contact op met Bas of Christiaan en konden wij door het snellopende contact de implementatie vlekkeloos doorzetten.’

Na drie maanden was de start met de sales-configurator Merkato een feit binnen VDL Translift. Dit was even wennen voor de diverse afdelingen die hiermee moesten gaan werken, maar al snel raakte het hele bedrijf gewend aan deze werkwijze.

De impact
Via de verkopers komen orders binnen waarin het verkochte systeem met de juiste opties werd uitgeschreven. De extra opties worden ingevuld in het ‘buiten standaard’ veld. Deze uitzonderingen worden automatisch ter beoordeling aangeboden aan de engineeringsafdeling, waar er bekeken wordt of deze opties ook daadwerkelijk mogelijk zijn. De rest van de combinaties is voorafgaand aan de implementatie of tijdens het fine-tunen van de implementaties al gecheckt op haalbaarheid. Door deze duidelijke procedure is de afhankelijkheid verminderd en is het voor de verkopers gemakkelijker geworden de juiste systemen te verkopen.

Nadat de order is goedgekeurd, krijgt de afdeling werkvoorbereiding productlijsten toegestuurd die automatisch door Merkato zijn opgesteld. Hierdoor wordt in één oogopslag duidelijk welke onderdelen per systeem moeten worden geraapt, zodat de productieafdeling hiermee aan de slag kan.

Bij de productieafdeling komen het ERP-systeem en Merkato samen. Het ERP-systeem zorgt voor een duidelijke handleiding wat betreft de productie van het systeem. Merkato geeft hierop aanvullende informatie door middel van afbeeldingen met instructies waar bepaalde onderdelen geplaatst moeten worden. Dit was kort na de implementatie nog niet het geval. Toentertijd waren er vaak discussie gaande tussen collega’s en binnen meerdere afdelingen over bijvoorbeeld de juiste plaatsing van een lamp op het systeem. Deze discussies namen veel kostbare tijd weg en om hierin uren te besparen is ervoor gekozen Merkato afbeeldingen te laten toevoegen waarin duidelijk wordt aangegeven welke onderdelen waar komen.

‘Door Merkato heeft VDL Translift op diverse vlakken vooruitgang kunnen boeken’, vertelt Jeroen. ‘De kwantificatie van wat wij bereikt hebben door Merkato is lastig te meten, maar ik kan met zekerheid zeggen dat onze werkwijze eenduidiger is geworden, kostbare uren efficiënter worden ingedeeld en er simpelweg geen fouten meer gemaakt worden.’

Toekomst met Merkato
Iedere implementatie brengt nieuwe doelen met zich mee. Zo ook voor VDL Translift. Werkende met een eenduidige software waarin heldere formules verwerkt zitten, ziet Jeroen Scherpenzeel in Merkato nog meer kansen. Komend jaar staat op de planning om specificatiebladen voor chassis-dealers van VDL Translift met Merkato te gaan creëren en verdere optimalisaties door te voeren, zoals één afbeelding met alle systeem-gerelateerde informatie voor de productieafdeling in tegenstelling tot meerdere. Een andere stap die genomen zal worden is het doorvoeren van vertalingen om Merkato internationaal te kunnen gebruiken. Kortom, een interessante toekomst van deze Quootz-klant.

Focuspunt
‘Een tip bij het aanschaffen van de Merkato software is om het implementatieproces zo goed mogelijk voor te bereiden. Door de fusering met VDL Groep schreven wij onze combinaties zo uit dat deze te presenteren waren. Hierdoor hebben wij ruim binnen drie maanden de software volledig geïmplementeerd en dus al heel snel veel tijd bespaard. Natuurlijk is het zo dat wij de configurator steeds weer hebben geüpdate en de  fine-tuning houdt (gelukkig) nooit op, maar hoe beter de verschillende varianten, kostprijzen en consequenties voor het bedrijf zijn uitgewerkt, hoe meer dit positief bijdraagt aan de duur van het implementatieproces.’