Project Uitgelicht: KSE Process Technology

Sinds 1973 produceert KSE software en mechanica met een focus op de feedindustrie. De doseermachines van KSE zijn vooral heel erg goed met poeder- en korrelvormige producten, maar dat is niet het enige dat dit bedrijf aanbiedt: naast de productie van doseer- en weegsystemen hebben ze namelijk ook de capaciteiten in huis om de automatisering van volledige productielijnen te ondersteunen.
René Smulders, Chief Commercial Officer, stelt: ‘De marktingang is vaak een doseermachine, maar we richten ons ook op het oplossen van andere problemen van de klant met een zekere productielijn. Hoe meer variatie deze heeft in recepten en ingrediënten die de klant wil mixen, hoe groter onze bijdrage kan zijn om dit volledig automatisch te laten verlopen. We kunnen bedrijven bijvoorbeeld ook helpen met vragen over inventaris, transport, voorraad en weegoplossingen. En door onze uitgebreide partnerkring kunnen we ook ondersteunen op het gebied van mixers, verpakkingslijnen en perslijnen.’ KSE telt in totaal ongeveer 200 medewerkers die over de hele wereld verspreid zitten, maar ongeveer driekwart hiervan werkt vanuit het hoofdkantoor in Bladel.

Informatieverspreiding als bottleneck

De samenwerking tussen KSE en Quootz begon in 2017. Voordat KSE de stap naar een volwaardige CPQ-oplossing maakte stond de meeste informatie nog in Word-documenten, welke steeds opnieuw als basis voor nieuwe offertes werden gebruikt.
Verspreiding van up-to-date correcte informatie was hierbij de voornaamste bottleneck: verkopers moesten te vaak terugvallen op de kennis van de verkoop binnendienst.

De vraag ontstond daardoor naar een automatisering van de kennisverspreiding en -toepassing. In eerste instantie verdiepte René zich hiervoor in de verschillende oplossingen die zijn gebaseerd op Microsoft Dynamics. Dit leverde niet het gewenste resultaat op. René: ‘Dat kwam vooral door de starheid van die oplossingen. Je moet eigenlijk je artikelen heel goed op orde hebben om met dergelijke configuratoren te kunnen werken. Maar ik wil eigenlijk niet mijn artikelen, maar de modules waaruit die artikelen bestaan in mijn systeem hebben en de samenstellingen waarin die gebruikt mogen worden.

Bovendien zijn er plannen om onze huidige configuratie aan te passen door de opdeling in modules nog verder door te zetten – als je dan met een star systeem werkt of zelfs in de ERP aanpassingen moeten worden vastgelegd, dan zal zo’n heroverweging een enorme hoeveelheid werk opleveren.
Omwille van deze vraag naar flexibiliteit is uiteindelijk de keuze voor Merkato gemaakt. René: ‘Ik waren er direct van overtuigd dat Merkato die flexibiliteit biedt: als een template een keer aangepast moet worden, is dat eenvoudig en bovendien is wat je er tot dan toe mee gedaan hebt geen weggegooide tijd.’

Correcte, vrij toegankelijke informatie

Bij de implementatie kon Harm Goorman, projectleider, snel zelfstandig aan het werk: ‘In eerste instantie moet je zo’n pakket gewoon leren kennen. Daar hebben we twee dagen training voor gehad en een drietal dagen ondersteuning door een consultant van Quootz.
In de navolgende periode stelden we onze vragen meestal per mail en dan kregen we daar ook altijd snel reactie op. Op die manier maak je je het pakket verrassend snel eigen. –Het leuke is dat je door het werken met Merkato eigenlijk ook de kennis over je eigen producten verder opbouwt.’
Harm vertelt dat die productkennis een onverwachte prettige bijkomstigheid was van het implementatieproces: ‘Door de gegevens uit CAD-bestanden en andere technische documenten in regels in Merkato te moeten vangen, kwamen discrepanties of onduidelijkheden in productomschrijvingen aan het licht. Dan leer je je product eigenlijk pas echt goed kennen en blijken aannames uit het verleden gewoon echt niet correct te zijn.’

Oorspronkelijk is hierbij begonnen met het configuratieproces functioneel te specificeren: klantenprocessen, niet producten, waren dus de basis. Harm: ‘We hebben er in eerste instantie ook niet voor gekozen om de verschillende machines te verwerken in de configurator, maar het configuratieproces in plaats daarvan leidend te maken. Door de klant vragen te stellen over zijn  productieproces. Functioneel specificeren dus en niet technisch.
Eigenlijk kan een verkoper met Merkato nu ook zonder kennis van onze machines een offerte maken die precies past bij de wensen van de klant: hoeveel ton per minuut moet erdoor verwerkt kunnen worden? Uit hoeveel grondstoffen kan het eindproduct bestaan? Iemand die hier langer rondloopt weet dat bij xxx weegcapaciteit het onderdeel hoort met productcode abc. Nieuwe verkopers kunnen nu veel eerder aan de slag.’

Snelle acceptatie

Ook de medewerkers die zich in eerste instantie door de software beperkt in hun mogelijkheden voelden, zijn na het in gebruik nemen ervan snel bijgedraaid, zegt Harm: ‘Uiteindelijk kan je je ook afvragen of je die verkoper überhaupt wel beperkt in zijn mogelijkheden: je probeert alleen meer aan te sturen op het vertrekken vanuit de standaard – en binnen vijf minuten heeft die verkoper een offerte, als hij wil. De verkoper kan hierdoor meer aandacht geven aan de problematiek van zijn klant.
Je hoeft als verkoper niet te wachten op de verkoopbinnendienst, waar misschien mensen op vakantie zijn of iets dergelijks.’ De verkoper krijgt uiteindelijk juist méér mogelijkheden om zijn vak nog beter uit te oefenen.

Modularisering makkelijker dankzij Merkato

Inmiddels wordt er steeds meer gedacht en geëngineerd in modules en deze benadering komt ook terug in de wijze waarop de verkopers de productconfigurator gebruiken. Harm: ‘We denken steeds minder in standaardmachines en steeds meer in varianten van standaardmodules. Ik durf te zeggen dat we die vertaalslag kunnen bijhouden dankzij Merkato.’

Onafhankelijkheid

Nu de kennis is vastgelegd in Merkato, is elke verkoper – of andere, bij een project betrokken medewerker – veel onafhankelijker van collega’s. Harm: ‘Iedere verkoper kan in ieder geval de basis zelf helemaal opzetten Hij kan echt zijn project starten en daarover met de klant in communicatie blijven. En dat die offerte dan nog niet helemaal productieklaar is maakt niet uit: Daar is het proces lang genoeg voor, er is altijd nog wel een moment dat we de puntjes nog even op de i kunnen zetten.’ Qua doorlooptijd merkt René niet per se verschil, maar ‘ik hou ook niet zo van die offertes erdoorheen drukken.’ Hij stelt dat in de marktsector waarin KSE opereert orders gewoon wat langer duren – er kan rustig een aantal jaar overheen gaan.
Maar met Merkato kunnen klanten, indien gewenst, nu veel sneller een eerste offerte krijgen. René: ‘Elke verkoper kan nu zijn klanten echt het gevoel geven dat een aanvraag, waar haast achter zit omdat er bijvoorbeeld geld voor aangevraagd moet worden, binnen een paar dagen geregeld kan worden. Vroeger kostte dat een paar weken.’

Daarnaast kan nieuw verworven informatie makkelijker worden gebruikt door alle medewerkers: wat tijdens een project bedacht wordt, wordt probleemloos in Merkato geborgd en kan bij de volgende verkoop automatisch worden ingezet door de verkopers.

Verkoopvisie ondersteund

Verder draagt het gebruik van Merkato bij aan de verkoopvisie van KSE: Het maakt het makkelijker om bij de start van een nieuw project een standaardproduct als uitgangspunt te nemen, maar tegelijkertijd biedt de software ook de mogelijkheid om van dat product af te wijken waar nodig: ‘We hebben de omgeving zo ingericht dat we flexibel blokken kunnen toevoegen,’ zegt René, ‘dus we kunnen bijvoorbeeld zeggen dat een bepaald percentage over die producten een stukje projectmanagement is. Maar we kunnen ook inspelen op de specifieke wensen van een klant via een blokje ‘modificatie’ of ‘customized solution’, waardoor we de klant heel precies kunnen laten zien wat die aanpassingen in verhouding tot de totaalprijs kosten. Merkato levert ons beter inzicht in onze prijsopbouw. Enerzijds kunnen we hiermee duidelijk laten zien hoe voordelig de keuze voor zo’n standaardproduct kan zijn; anderzijds geeft het ons de mogelijkheid om de hogere prijs van een meer toegespitst product te kunnen verantwoorden.’

Merkato en morgen

Nu de mechanische kant van KSE’s productieproces goed is opgevangen in Merkato, wil ze nu gaan kijken naar de softwarekant. René: ‘Een nieuwe ontwikkeling binnen ons eigen bedrijf is de software die we ter ondersteuning van het hele productieproces willen gaan aanbieden: Ook daarvoor zullen we de kennisregels in Merkato gaan verwerken – het streven is daarin om een output te genereren vanuit Merkato aan de hand waarvan ons systeem zichzelf kan programmeren.’

Verder zal er de komende tijd aandacht gaan naar diversificatie van de outputs van het systeem. We gaan voor het projectteam een andere output genereren dan voor de klant: het projectteam zal bijvoorbeeld weinig zin hebben om de hele offerte telkens door te spitten maar wil vooral weten wat er gebouwd moet worden. René: ‘Ik ben benieuwd welke dwarsdoorsnede we daarmee weer gaan produceren.’