Project Uitgelicht : Veenhuis

Veenhuis bv(1)Gevestigd in Raalte, zit Veenhuis; een begrip in de plaats en ver daarbuiten. Al sinds 1938 bestaat het succesvolle familiebedrijf dat zich richt op de ontwikkeling en fabricatie van innovatieve mesttechnieken voor het aanwenden, transporteren en bewerken van mest.

Veenhuis kan spreken van een sterke positie binnen deze sector die gebaseerd is op innovatie, kwaliteit en service. Toch ontbrak er bij Veenhuis orde in de verkoop van de machines, en zo kwamen zij bij Quootz. Wij spraken met Martijn Zwerink, procescoördinator bij Veenhuis en leider van het project rondom de implementatie van Merkato.

Reden van aanschaf

‘De verkopen van de machines bij Veenhuis gaan via dealers naar loonbedrijven. Per machine hielden wij een grote Excellijst aan waarin veel verschillende onderdelen stonden. Wanneer dealers wat verder gingen in deze lijst (“creatief” werden), kwam er al snel het probleem dat er te veel mogelijk was. Zo kwam het voor dat er opties verkocht werden die wij eerst opnieuw moesten construeren. Dit kostte ons veel tijd en geld’, aldus Martijn Zwerink. Voor Veenhuis was het dus van belang dat er een tool kwam die ervoor zorgde dat de dealers in goede banen werden geleid bij de verkoop van de machines.

Veenhuis bv(4)‘Naast deze hoofdreden was het zo dat wij intern een machinekaart opstellen. Dit werd gedaan vanuit de verkoop van de dealers. De machine wordt namelijk verkocht met een aantal opties en wij verwerken deze orders intern. De machinekaarten waren niet eenduidig en niet foutloos; dit kost tijd en geld op diverse afdelingen. Merkato werd aangeschaft om zowel de verkoop- als de productiekant foutloos te laten verlopen, waardoor veel kostbare interne uren werden bespaard.

Merkato biedt ontzettend veel functionaliteit en het bedrijf Quootz paste qua aanpak goed bij ons.

In vergelijking met de andere systemen die wij hebben bekeken was Merkato ook nog eens zeer gunstig geprijst en konden we goede leveringsvoorwaarden bedingen.’

Implementatie

‘Samen met een collega leidde ik het project rondom de implementatie. Wij volgden kortdurende trainingen en zaten binnen anderhalve week zo goed als helemaal in de software. Tijdens de implementatie kregen wij door interne omstandigheden wel het nodige ophoud. Dit zorgde ervoor dat de software pas sinds eind 2015 in gebruik is. Gedurende de implementatie werd ons duidelijk dat sommige combinaties echt niet mogelijk waren. Dit waren duidelijke leermomenten voor de organisatie’

Wij hebben door Merkato dus meer kennis gekregen van ons eigen product, omdat wij gedwongen werden dit goed in de software te zetten. De organisatie is hierdoor naar een hoger niveau gebracht.

Ervaring

‘Ik ben erg te spreken over het pakket. Het is krachtig, toegankelijk en makkelijk’, vertelt Martijn. ‘Daarnaast is het een eenduidig systeem. Wanneer er een foutmelding wordt gegeven vanuit het systeem, is het zo dat ik zelf een fout heb gemaakt of er een interne implementatiefout is gemaakt. Het systeem is zo geprogrammeerd dat je simpelweg geen fouten in kunt voeren. Het lijkt wel na te kunnen denken. Dit maakt het krachtig én makkelijk.’

‘Er zit een filosofie achter het product over de aanpak van bepaalde zaken, waarvan niet wordt afgeweken. Dat is bijzonder prettig. Wanneer ik dacht: “dat kan handiger”, dan was het altijd wel zo van: “nee, dat gaat zo omdat….”, en dan werd dit goed beargumenteerd waardoor ik zag dat het anders niet haalbaar was.’

‘De toegankelijkheid zit hem in het feit dat het lekker “to-the-point” is. Er zitten in het systeem geen overbodige tierelantijntjes. De “look and feel” is simpel, maar dit maakt het – voor mij althans – juist zo fijn. Wij willen een product dat doet wat het moet doen, en dat is zo bij Merkato.’

‘Dezelfde mening hebben we over het bedrijf Quootz Het bedrijf is net als het product “no nonsense maar wel heel erg goed” en dat stralen ze ook uit. Geen gebabbel – to the point. Zakelijk voor hun, maar toch heel persoonlijk en oprecht. Het is een relatie geworden, niet zomaar een toeleverancier. Ze zijn ook bereid om het contact na twee jaar nog steeds goed te onderhouden.

Veenhuis bv(2)De geboden ondersteuning is goed. Dit verloopt meestal per mail. Eigenlijk krijg ik altijd binnen één dag antwoord op vragen. De software wordt heel vaak ge-update. Dit gaat altijd vlekkeloos en de software wordt hierdoor steeds weer handiger in het gebruik.’

Resultaten

‘De verkopers vonden het moeilijk te wennen aan de nieuwe werkwijze en (daardoor) lastig tijd te vinden om zich erin te verdiepen. Daarnaast heeft het een en ander, zoals al gezegd, nogal impact gehad op onze organisatie en ons productenpakket.

We kunnen inmiddels wel spreken van een succes. “Alle verkopen komen uit Merkato” – dat is inmiddels een statement binnen het bedrijf. Al onze Excel lijsten zijn weg en we hoeven geen beroep meer te doen op de kennis in de hoofden van mensen. Iedereen is op de hoogte van het hele systeem. Voor nieuwe collega’s gaan we nog bezig met een interne handleiding voor het gebruik van Merkato bij Veenhuis.’

‘Natuurlijk kunnen we pas over ongeveer anderhalf jaar echt concluderen of het zo succesvol is geweest als wij denken. We verwachten dan significant minder engineeringuren te maken. Ook het aantal interne uren voor dealer- en verkopersbegeleiding zal dan zijn afgenomen.

De offertes zijn nu ontzettend strak en netjes. We hopen dat tegen die tijd steeds meer dealers hun eigen offertes gaan maken. Wij lopen in onze markt nu in elk geval voorop met een heel fijn werkend programma’

Want to know what Quootz can do for you?

Request a demo